sunnuntai 4. joulukuuta 2016

Make it happen -teemaseminaari

TAMKin liiketalouden 2.vuoden opiskelijat järjestivät maanantaina 28.11.2016 juhlasalissa Make it happen -teemaseminaarin. Seminaarin järjestäminen on osa 2. vuoden pakollisia opintoja. Seminaarissa saimme kattavasti tietoa siitä, mitä tapahtuman järjestämiseen tarvitaan ja mitä kaikkea järjestämisessä on huomioitava. Lisäksi kuulimme kokemuksia ja tarinoita erilaisista tapahtumista. Puhujina olivat TTO:lta Janne Malmisaari, Tampereen Messuilta Tanja Järvensivu ja Ulkojäät-tapahtuman järjestäjä Esa Honkalehto. Esa on myös Ilveksen toimitusjohtaja.

Viihdevastaavan monipuolinen työnkuva


Ensimmäisenä esiintyi Tampereen tradenomiopiskelijat ry:n vuoden 2016 viihdevastaava Janne Malmisaari. Janne on 24-vuotias 3.vuoden International Business-linjan opiskelija. Jannen mukaan viihdevastaavan työ on yhdellä sanalla kuvailtuna “projektijohtamista”. Työnkuvaan kuuluu mm. yhteistyöravintoloiden kontaktointi, sopimusten laatiminen, budjetointi, työvuorojen laatiminen, aikataulutus, delegointi, painomateriaalien sekä haalarimerkkien suunnittelu ja teetätys, Facebook tapahtumien luominen ja niiden ylläpito ja paljon muuta. Markkinointiin liittyen Janne suunnittelee tapahtumien ilmeen ja markkinointimateriaalit, luo markkinointisuunnitelman sekä ylläpitää sosiaalisia medioita. Hän kertoo työtaakkansa olevan todella suuri, minkä voi alla olevasta kuvastakin huomata.

Kuva 1. Janne Malmisaari ja TTO ry:n vuoden 2016 tapahtumat.
Jannen mukaan tapahtumien markkinointi tapahtuu nykyaikana pääasiallisesti some-kanavien kautta ja muita vähemmälle huomiolle jääviä kanavia ovat TTO:n ProVisio -lehti sekä kuukausittaiset TTO:n tiedotteet. Suurimmiksi haasteiksi hän on kokenut delegoinnin, aikatauluttamisen, sopimusten yksityiskohtien sopimisen ravintoloiden kanssa sekä ihmisten sitouttamisen omien tapahtumien jatkoille.

Myös PISTOT-opiskelijabileiden järjestäminen kuuluu viihdevastaavan työnkuvaan. PISTOT on siis TTO:n, Tiro ry:n sekä Pirate ry:n kuukausittain lukuvuoden aikana järjestämät opiskelijabileet Unionissa. Työryhmä kokoontuu muutaman kerran kuussa suunnittelemaan bileiden teemaa sekä yleisiä linjauksia ja sopimuksia. PISTOT-bileiden eteen työskentelee myös muita opiskelijoita, joita kutsutaan pistot-vastaaviksi. He hoitavat suurimman osan käytännön töistä.

Kuva 2. Esiintyjänä Tanja Järvensivu.

Tapahtumien määrä lisääntymässä

Seuraavana esiintymisvuorossa oli Tanja Järvensivu, joka toimii Tampereen Messuilla tiedottajana. Työtä kyseisessä ammatissa Tanjalla on takana jo lähes 15 vuotta. Hän on itsekin valmistunut TAMKista tradenomiksi vuosia sitten.

Tampereen Messut järjestävät kohdennettuja ammattimessuja ja kuluttajamessuja, ja vuosittain järjestetään n. 20 tapahtumaa. Kävijöitä messuilla on vuosittain yli 150 000. Finland Events on Tampereen Messut Oy:n oma tapahtumatoimisto, jonka toiminta-alueena on koko Suomi. Finland Events järjestää n. 30 tapahtumaa vuosittain. Tapahtumia on laidasta laitaan. Esimerkkejä erilaisista tapahtumista Tanja mainitsee yritystapahtumat, konsertit, asiakastilaisuudet, seminaarit ja lanseeraukset. Tampereen Messujen tytäryhtiö Finnresta vastaa Tampereen Messu- ja Urheilukeskuksen ravintolatoiminnasta.

Tanja korosti esityksessään, että tapahtumien kysyntä lisääntyy entisestään. Ihmiset haluavat tavata toisiaan. Hän kertoo tapahtumien olevan tehokkain markkinointiviestinnän kanava, jos suunnittelu ja toteutus tehdään ammattitaidolla. Tapahtumien tavoitteena onkin synnyttää elämyksiä ja onnistuneet tapahtumat jäävätkin aina osallistujien mieleen. Tapahtuman ideoinnissa mietitään tapahtuman tavoite, sisältö, nimi, kuvaus, kohderyhmä, ajankohta, tapahtumapaikka, toimintatapa, kumppanit, resurssit ja rahoitus. Tanjan mukaan ideoinnissa on tärkeää synnyttää paljon ajatuksia ja ideoita sekä “hypätä laatikon ulkopuolelle”. Mitä hullumpia ideoita, niin sitä hauskempia tapahtumia syntyy.

Myös Tanja toteaa esityksessään perinteisten markkinointikeinojen, kuten lehti-ilmoitusten tehon heikenneen. Nykypäivänä tapahtumamarkkinointi on vahvasti verkossa somen räjähdysmäisen kasvun myötä. Erilaiset some-kilpailut ja tempaukset ovatkin nykyään tehokkain markkinoinnin keino. Kohderyhmä on kuitenkin tärkeää huomioida, sillä esimerkiksi vanhuksia ei kuitenkaan sosiaalisen median kautta tavoitetta.

Kuva 3. Ulkojäät-tapahtuman mainos.

Uudenlaisia elämyksiä jääkiekon ystäville

Viimeinen esiintyjä, Esa Honkalehto, aloitti esityksensä videolla aiemmin järjestetystä Ulkojäät- tapahtumasta. Konsepti on kotoisin Ruotsista, jossa vastaavia tapahtumia on järjestetty aiemmin. Ulkojäiden tarkoituksena on järjestää katsojille elämys, ja se kyllä välittyi hyvin videosta. Ulkojäät-tapahtuma järjestetään siis joulukuun puolivälissä, jolloin perjantaina 16.12. vastakkain pelaavat Ilves ja Tappara ja heti seuraavana päivänä 17.12. Ilves ja HIFK. Katsomokapasiteetti tapahtumassa on 13 800 seisomapaikkaa. Perjantaina paikallisottelun jälkeen järjestetään myös Sorsapuiston salissa iltajuhla, joka on pääasiassa VIP-lipun ostaneille osallistujille. Tapahtumaan odotetaan osallistuvan kaikenikäisiä faneja, ja juniori-ikäiset onkin pyritty huomioimaan mahdollisuuksien mukaan erillisillä katsomoilla.

Stadionin pystyttäminen ulos luo omat haasteensa. Alueelle tuodaan toki joukkueille pukukopit, mutta esimerkiksi suihkuja ei pystytä järjestämään. Näin ollen joukkueet valmistautuvat peleihin Ratinassa ja Hakametsässä ja saapuvat paikalle vain Esan sanoin “laittamaan luistimet jalkaan”. Esityksessään Esa havainnollisti tulevan tapahtuman ympäristöä, stadionin rakennelmaa sekä tapahtuman massiivista kokoa. Hän korosti tapahtuman varmasti olevan hieno elämys myös muille, kuin lätkäfaneille. Tapahtuma vaatii paljon työtä niin stadionin pystyttäjiltä kuin suunnittelijoiltakin ja Esa kertookin pystyttäjien tekevän tapahtumaa edeltävät pari viikkoa töitä aamusta iltaan. Hän ennustaa jo nyt tapahtuman tulojen nousevan yli kahteen miljoonaan euroon. Kiinteitä kuluja on saatu katettua yhteistöiden ja VIP-myyntien kautta, mikä on hyvä, sillä pelkkään lipunmyyntiin luottaminen kulukorvauksena on iso riski.

Tapahtuman tulevaisuudesta Esa mainitsi sen verran, että tapahtuma tulee luultavasti siirtymään tulevina vuosina Helsinkiin. Tämä johtuu hänen mukaansa siitä, että yksittäisen tapahtuman elinkaari samalla paikkakunnalla ei usein ole pitkä ja Helsingissä resurssit ovat paremmat.