tiistai 4. maaliskuuta 2008

Harjoitusyritys Eventixin messuvalmistelut

Hei, olen Jani Wahlman, harjoitusyritys Eventix:n edellinen toimitusjohtaja ja nykyinen luova johtaja. Näissä blogiteksteissä tarkoituksenani on valottaa harjoitusyrityksemme valmistautumista Prahan kansainvälisille harjoitusyritysmessuille ja varsinaista toimintaa messuilla sekä luoda jälkikatsaus siihen, missä onnistuimme ja missä olisi voinut parantaa.

Messujen valmistelut

Messujen valmistelu alkoi projektisuunnitelmalla, jota alettiin toteuttaa varsinaisen kurssin puitteissa. Suunnitelmaan koottiin kaikki oleellinen tieto messuprojektiin liittyen ennalta määrätyn rungon mukaisesti. Harjoitusyrityksemme projektipäälliköksi valittiin Mira Yliselä ja projektisihteeriksi Sonja Vaatsio. Messuidea alkoi hahmottua pikkuhiljaa projektin yksityiskohtia hioessa. Suunnitelman tarkentuessa tiimimme yhdeksälle jäsenelle jaettiin vastuualueet. Ahdin vastuualueeksi tuli messuohjeistuksen sekä aikataulun ja työvuorojen laatiminen. Pian ja Aleten vastuulle tuli Eventix-miehen puvun suunnittelu sekä toteutus. Eventix-mies tulisi olemaan jo aikaisemmassa markkinointimateriaalissamme nähdyn supersankarin kaltainen laadukkaan ruoan puolestapuhuja. Miran ja Sonjan vastuuksi tuli, orkesterimme johtamisen lisäksi, ständin ja kilpailun suunnittelu. Villen sekä Jennin päävastuuksi tuli yritysesittelyn toteuttaminen ja hiominen. Itseni ja Suvin vastuulle tuli paperimateriaalien suunnittelu sekä toteutus.

Messuvideolle, joka siis oli yksi messujen kilpasarjoista, oli aikaisemmin tullut tiukka parin viikon deadline yhtä äkkiä ja sitä täytyi alkaa kyhäämään hätäisesti. Hahmottelin jonkinlaisen kuvakäsikirjoituksen, jossa Eventix-mies pelastaisi nuutuneen työntekijän laadukkaalla ruoalla. Video toteutettiin puolikkaalla ryhmällä; Ville näytteli ja dubbasi, Sonja maskeerasi, Ahti toimi valo- sekä kameramiehenä ja itse leikkasin videon, toteutin musiikin, dubbauskäsittelyn, ääniefektit sekä 3d-animoinnin.

Messuideaksemme alkoi hahmottua vähitellen, hyvinkin loogisesti, supersankaruus. Messusloganiksemme tulikin ”Super lunch & Energizing events for the people of the urban jungle”. Ständimme väreiksi valittiin Eventix-vihreä ja sille kontrastiksi harmaa. Ständitaustan pääosassa olisi 1,27 metriä korkea ja 3,36 metriä leveä suurkaupunkimaisematapetti. Messumateriaalipuolella esitteet, sopimuspohjat, katalogi, postikortit, flyerit sekä kilpailu- ja arvontakupongit olivat jo hyvällä mallilla. Tiedotusharjoittelija-Timoa työllistettiin näiden lisäksi vielä ständin taustalle tulevalla logollamme, pöytäliinaan kiinnitettävällä haarukkalogolla sekä kasalla muita tulostusprojekteja.

Messuvalmistelujen taustalla olimme hakeneet myös aktiivisesti sponsoreita, varmastikin yli 100:lla sähköposti- ja puhelinyhteydenotolla. Saimmekin muutamia rahalahjoittajia sekä materiaaleja jaettavaksi Tampereen Kaupungilta. Messupalkinnot (kaksi hygieniatuotelajitelmaa sekä kaksi termospulloa) saimme kasaan omien kontaktiemme kautta. Sponsorirahaa upposi varsin hyvin ständimateriaaleihin. Edellämainitun tapetin lisäksi ostoslistalta löytyi esimerkiksi kankaita, teippejä sekä valaisimia.

Pienen menoerän aiheutti myös Eventix-miehen puvun kehittäminen. Viitta löytyi lukioaikojen penkkarijäämistöstäni ja sitä paranneltiin vihreillä kangasreunusteilla. Kengät tulivat Suvilta ja alusasu ostettiin lähikaupasta. Pia ja Alette tekivät Eventix-miehelle lisäksi hienon rintalogon ja vyön.

teksti: Jani Wahlman